O que não falta no mundo corporativo é cara de tédio quando é marcada uma reunião. Muitos avaliam que reuniões não passam de perda de tempo, mas, para o consultor empresarial e professor universitário, Manuel Barreiros, os encontros profissionais são, sem dúvida, uma importante forma de comunicação como ferramenta de trabalho, não somente de discussão de problemas, como também para apresentar, debater ou tomar decisões sobre assuntos, pelo intercâmbio de ideias, opiniões e experiências dos participantes. Entretanto, ele frisa que elas não devem acontecer com muita frequência para resolver questões que poderiam ser resolvidas de forma mais simples como, por exemplo, “e-mail” ou telefone.
Segundo o consultor Manuel Barreiros, para que uma reunião seja produtiva é fundamental que o empreendedor determine concretamente os objetivos a serem atingidos, faça o planejamento e estabeleça como irá conduzir as ações antes, durante e após a reunião. “Referente aos objetivos a serem alcançados numa reunião de trabalho coloca-se entre outros tópicos: analisar problemas existentes na organização ou em alguma das áreas em busca de soluções, apresentar novos projetos a serem implantados, avaliação de resultados e análise de erros e acertos e conhecer a opinião dos participantes sobre determinado assunto. O empreendedor ao planejar uma reunião deve concretamente definir o objetivo e a pauta, estabelecendo os principais pontos a serem abordados, numa sequência do mais importante para o de menor importância”, frisa Barreiros.
Um detalhe importante é a comunicação da realização da reunião. De acordo com Barreiros, uma reunião deve ser marcada com antecedência e o seu objetivo deve ser informado aos participantes para que possam antecipadamente pensar no assunto. “É relevante considerar o fator tempo. O empreendedor deve prever o tempo destinado à discussão de cada tópico a ser abordado, o que o ajudará a manter o foco nos assuntos a serem discutidos, considerando o tempo para cada participante colocar sua opinião. É importante por uma questão de disciplina e respeito por cada um dos participantes, que o empreendedor no papel de administrador inicie a reunião no horário previsto, fazendo uma breve introdução ao assunto, objetivo a ser alcançado com a reunião, pauta a ser seguida e tempo total previsto para a reunião”, orienta Barreiros.
Barreiros conta que a reunião é entre outros aspectos uma ferramenta que contribui muito para a integração de uma equipe de trabalho. “A participação e cooperação de todos os participantes, em que cada um deve contribuir com os assuntos a serem abordados. Neste sentido, o empreendedor deve colocar os participantes à vontade para exporem suas opiniões, dando oportunidade para que cada um tenha a liberdade de se manifestar, sentindo-se importante e responsável pelos resultados da reunião”, ensina.
Para dinamizar a reunião, o empreendedor deve fazer perguntas estimulando a participação dos participantes que devem também incluir críticas
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Fonte: Assessoria de Comunicação