Dez entre dez empresas brasileiras possuem algum tipo de problema de comunicação em suas rotinas. Essa é uma área em que temos uma vasta literatura, diversos cursos e capacitações para reverter o quadro, mas a cada ano, as coisas só pioram.
Hora não damos a devida atenção, hora os problemas são tão graves que fica impossível resolvê-los sem medidas severas, entenda-se, demissões. O fato é que de cima para baixo, da diretoria ao setor mais operacional, as pessoas não se comunicam com fluidez. As informações demoram a chegar. Chegam distorcidas ou simplesmente não chegam.
Para esse e outros problemas existe sempre uma solução maravilhosa. A REUNIÃO. A boa e velha conversa olho no olho, o diálogo direto, preciso, rápido (rápido no sentido em que eu falo e você escuta e vice versa). Acredito firmemente que boas reuniões são fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. E não consigo conceber como é possível haver desdobramento de metas, engajamento de equipes, sem que a empresa realize reuniões sistemáticas e estruturadas.
Mas, por trás dessa ferramenta, por assim dizer, existe uma grande maldição. Tenebrosa maldição… A reunião sem cabeça. Às vezes vem ainda mais assustadora, a reunião sem pé nem cabeça. E ainda tem a mais nefasta de todas; A reunião sem pé nem cabeça e sem fim.
Terrível, pega a todos de surpresa. Você está ali, trabalhando, focado em suas tarefas, quando de repente alguém avisa: “- Reunião em dez minutos, presença de todos”. Pronto, perdeu playboy. Lá você para o que está fazendo, para a sua agenda e se lança naquele grande vácuo com um só pensamento: Tomara que não seja demorada. Pobre coitado.
Reuniões sem pauta prévia, reuniões sem regularidade, reuniões sem cronograma de início e fim, reuniões cercadas de enormes coffee break, pode se preparar aquilo na grande maioria das vezes não vai dar em nada a não ser tirar o foco do que realmente precisa ser feito.
Tem pior? Sim, tem. Reuniões em que ninguém anota as deliberações.
Todo mundo falando, mil ideias, reunião supermovimentada, mas você olha em volta e ninguém está utilizando uma só ferramenta de gestão. Ninguém, incluindo você mesmo, está anotando as ações a serem realizadas a partir dali. Olha, balance a cabeça e conforme-se. Você não é o único no mundo a ser vítima dessa maldição.
Há algum remédio? Claro que há. Lógico que há, e não é difícil que se entenda isso. Reuniões sim são importantes. Mas é preciso estabelecer uma cultura de eficácia quanto a elas. As reuniões precisam ter dia e horário para início e fim determinados.
Reuniões precisam ter pauta pré-estabelecida, para que todos se preparem e contribuam da melhor forma possível para o sucesso daquele momento.
Reuniões precisam, e isso é muito importante, ter des-do-bra-men-to. Falei bem devagar para que se entenda de uma vez por todas. Reunião precisa gerar fruto, plano de ação, com cronograma e uma pessoa responsável por fazer aquelas deliberações acontecerem.
Se a empresa não for dura, firme quanto a essas regras acima, não adianta água santa, benzedeira, crucifixo, bala de prata… Nada. Ela vai sofrer a terrível maldição da reunião sem cabeça… Depois diga que eu não avisei.
Jean Tavares Leite é Psicólogo Organizacional e professor universitário.
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